¿Sabe cuanto puede ahorrar y los problemas que puede evitar?

Todo administrador periódicamente debe rendir cuentas emitiendo un informe de su gestión sobre los fondos recibidos y administrados, verificado y auditado por un Profesional en Ciencias Económicas.

Lo más importante para evitar problemas y ahorrar dinero en el futuro se puede expresar a través de las siguientes preguntas:

  • ¿Se imputó más de una vez el mismo gasto?
  • ¿Está vigente el seguro integral del consorcio, y las sumas aseguradas son las adecuadas? En caso de accidente de personas o incendio del edificio, la responsabilidad es solidaria (Art 30 LCT), por lo que todo el Consorcio puede recibir un juicio con posibilidad de embargo en las unidades funcionales.
  • ¿Se pagaron en fecha las cargas sociales? El pago fuera de término implica recibir multas, intereses punitorios y sanciones de AFIP encareciendo las expensas, con hasta embargo de cuentas bancarias.
  • ¿Se liquida correctamente el salario del encargado? La mala liquidación puede determinar que el encargado se considere despedido, encareciendo las expensas por el costo de la indemnización.
  • ¿El consorcio contrató el seguro de vida obligatorio y de cobertura de indemnización que establece la Ley de Contrato de Trabajo?
  • ¿Se cobran realmente los intereses punitorios a los propietarios que abonan las expensas fuera de término?
  • ¿Convocó en los últimos 12 meses a la Asamblea Ordinaria Anual?
  • ¿Solicita presupuestos para trabajos de cierta importancia?
  • ¿Inició gestiones extrajudiciales o judiciales a los deudores morosos?
  • ¿Tiene todos los libros obligatorios exigidos por leyes, resoluciones y por el Reglamento de Copropiedad?

  • ¿Se realiza y/o entrega a los propietarios la Rendición de Cuentas Anual?

Recuerde que un control a tiempo puede evitar graves y costosos problemas en el futuro. Ud. con una auditoría puede reducir el costo de las expensas mensuales, ya que el administrador sabrá que todo tipo de gasto deberá estar correctamente justificado, evitando sobre precios y generando transparencia con los distintos presupuestos para cada trabajo realizado.

¿Para qué sirven las auditorias de Consorcios y que beneficios brinda?

Auditar significa controlar, analizar y estudiar la información que su administrador refleja mensualmente en las expensas, permitiendo a los propietarios conocer cómo se aplican los fondos que aportan a través de las expensas.

La auditoría brinda esa tranquilidad en los siguientes aspectos:

  • ECONOMÍA, para constatar que los bienes y servicios que se adquieren, son en cantidad y calidad apropiadas, en el momento oportuno y al menor costo posible, con los debidos presupuestos independientes entre sí.
  • EFICIENCIA, para constatar que la utilización de fondos ha sido la más productiva sobre los bienes materiales y recursos humanos y financieros.
  • EFICACIA, para determinar el grado en que se logran los objetivos y metas propuestas por el consorcio.

La importancia de una Auditoría de Consorcio radica entonces en:

Conocer:

  • como se aplican los fondos que se aportan.
  • la legalidad de sus proveedores (seguros, permisos, empleados en blanco, etc.)
  • si los gasistas que trabajan por intermedio del consorcio están matriculados.
  • si las personas que trabajan en el edificio cuentan con ART.
  • los bienes y servicios que se adquieren.

Verificar:

  • los montos facturados por los Proveedores.
  • los pagos realizados.
  • las cobranzas efectivas.
  • las deudas.
  • como se llevan los Libros Obligatorios.
  • la Gestión del Administrador en orden a la economía general del edificio.
  • Presupuestos Solicitados.

La rendición de cuentas es una de las obligaciones más importantes que un administrador debe cumplir y es el Consejo de Administración quién debe Exigirlo y designar Contador Auditor.

¿Cómo se pide una auditoría de consorcio?

La Ley 941 de la C.A.B.A. en su Art. 9 Inc. I así lo indica:

“La gestión del Administrador de Consorcios de Propiedad Horizontal debe, siempre que la Asamblea Ordinaria o Extraordinaria lo disponga, ser auditada contablemente y acompañada de un informe de control de gestión realizados por Profesionales de Ciencias Económicas”

Es fundamental que figure la decisión de realizar una auditoría en el Orden del Día en la Asamblea de copropietarios.

Si la Asamblea Ordinaria ya se realizó y falta mucho tiempo para la próxima, hay que pedir al administrador que convoque a una Asamblea Extraordinaria a tal efecto.

En el Reglamento de Copropiedad y Administración del edificio encontrará los días de anticipación que se requieren para la convocatoria a uno y otro tipo de Asamblea.

A continuación les facilitamos una nota modelo para solicitar la auditoría, la cual debe llegar al administrador a través de una notificación fehaciente, ya sea entregada en mano con firma de acuse de recibida en una copia de la nota, carta documento, u otro mecanismo válido que figure en el Reglamento de Copropiedad y Administración del edificio:


Sr. Administrador.

“Solicitamos a Ud. la inclusión del siguiente punto en el Orden del día de la próxima Asamblea Ordinaria:” o “Solicitamos a Ud. convoque a una Asamblea Extraordinaria a la brevedad posible para tratar el siguiente tema”:

“Auditoría de la gestión del administrador según Inc. i del Art. 9 de la Ley 941 de la C.A.B.A. Decisión de realizarla. Definición del profesional a contratar en caso afirmativo. Autorización al Consejo de Propietarios para contactarse con el profesional, establecer el cronograma de trabajo conjuntamente con el profesional contratado y el administrador, e instruir al administrador el pago en tiempo y forma de acuerdo al presupuesto recibido.”

La elección del profesional es fundamental, ya que de acuerdo al decreto reglamentario del artículo mencionado “El auditor sólo puede ser nombrado por la Asamblea, siendo ésta una facultad indelegable”.

Fin de la nota modelo.


De esta forma, si los copropietarios deciden realizar una auditoría a su administrador, tienen que votar en Asamblea Ordinaria u Extraordinaria y elegir a un profesional. En caso de solamente decidir realización de la auditoría sin elección de profesional, deben realizar otra Asamblea para elegirlo.

¿Cuál es el mejor momento para realizar una auditoría?

De acuerdo a nuestra experiencia, el mejor momento es antes de la realizar de la Asamblea Anual Ordinaria en la cual se aprueba la Rendición de Cuentas.

¿Cómo funciona su edificio y quienes son las partes que actúan para dicho funcionamiento?

Aquí veremos quienes intervienen y algunas preguntas que lo guiarán en el entendimiento general.

  • ¿En qué consiste el trabajo de su administrador? El Administrador de Consorcios debe cumplir varias tareas para lograr el normal funcionamiento del edificio, como por ejemplo: contratar proveedores para los servicios de mantenimiento mensual, cobrar las expensas, reclamar a los deudores morosos, comprar diversos artículos, contratar personal, liquidar sueldos y cargas sociales, llevar los libros obligatorios de Administración, Actas, Sueldos y Jornales, Ordenes, Registro de Firmas de Agua Potable, de Ascensores, etc.
  • ¿Cómo se puede tener la tranquilidad de que todas estas funciones son llevadas a cabo correctamente? Por la documentación de respaldo de las tareas realizadas, y el control de la Rendición de Cuentas Anual, que obligatoriamente su Administrador debe presentar previo a la Asamblea Ordinaria.
  • ¿Quién debería efectuar este control? Los integrantes del Consejo de Administración cumplen una misión muy importe al controlar la efectiva realización de los trabajos de reparaciones en el edificio (que los materiales sean los indicados en el presupuesto, que los trabajos se cumplan en los tiempos y en la forma determinada, etc.). También ejercen su función al verificar el cumplimiento de los horarios de los encargados, la limpieza del edificio, la recolección de los residuos, etc.
  • ¿Cómo queda reflejado o expuesto? Aprobar la Rendición de Cuentas Anual con el informe de un Contador Público le dará una mayor seguridad sobre la forma en que fue confeccionada al verificar si existen errores, omisiones o fallas que en el futuro puedan afectar seriamente a todo el consorcio por juicios, reclamos, cortes de suministro de gas o agua, y otros inconvenientes solucionables más fácilmente si se toman a tiempo.
  • ¿Cuáles son las ventajas? Se tendrá la seguridad de que todos los ingresos (por pagos de expensas, por intereses por mora, por reintegros y otros) fueron imputados al Consorcio en fecha y forma y que la totalidad de los egresos fueron correctamente realizados, que cuentan con los comprobantes legales correspondientes y que fueron abonados en la fecha correcta.
  • ¿Con cuánta anticipación debe presentarse el Balance Anual? Debido a que la Asamblea será quien tendrá en sus manos la aprobación o no del Balance presentado por el Administrador, se entiende que los Copropietarios deberán contar con su propio ejemplar con la suficiente antelación previa a la Constitución de la Asamblea, de modo de poder analizar personalmente el mismo antes de decidir o no su aprobación.
  • En resumen ¿cómo pagar lo justo por expensas? La mejor forma para pagar lo justo por expensas es a través de un control de las rendiciones de cuenta del administrador, es decir, a través de una auditoría.

Actualizado: Clayton Pearse

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